「補助金に採択されました」――おめでとうございます。ただ、ここでひとつ、多くの経営者が誤解していることがあります。採択されても、補助金はまだ1円も確定していません。
補助金は「後払い(精算払い)」の制度です。事業を実施し、実績報告を提出し、検査を通過してはじめて金額が確定し、入金されます。この記事では、補助金の最終関門である実績報告について、交付申請との違い・入金までの全体像・期限を、制度の原則に沿って解説します。
実績報告とは|補助金の「精算書類」の提出手続き
実績報告とは、補助事業(交付決定を受けた設備投資など)が完了したあとに、実施した事業の内容・成果と、実際に支出した経費の証拠書類(証憑)を事務局に提出する手続きです。
たとえば事業再構築補助金の公式サイトでは、補助事業が完了したときは、その日から起算して30日を経過した日、または補助事業実施期間の終了日のいずれか早い日までに、実績報告書とその証拠となる書類等を提出しなければならず、この提出行為を「実績報告」という、と定義されています。
事務局は、提出された実績報告をもとに「計画どおりにお金が使われたか」を検査し、補助金の金額を確定します。つまり実績報告は、単なる事後報告ではなく、受け取れる補助金額を決める精算手続きそのものです。
「交付申請」と「実績報告」の違い
採択後の手続きで混同されやすいのが、交付申請と実績報告です。
- 交付申請|事業を始める前の手続き。正式な見積書などを提出し、補助対象経費の内容を確定させ、事務局から「交付決定」を受けます。交付決定は補助事業における正式な契約行為に相当します
- 実績報告|事業が終わった後の手続き。実際に何をして、いくら支払ったかを証拠書類とともに報告します
重要なのは、補助対象になるのは原則として「交付決定日以降」に発注・契約・支払を行った経費だけという点です。「採択された!」と喜んで交付決定前に発注してしまうと、その経費はいかなる理由があっても補助対象外となります。採択直後の発注は、実績報告の段階で発覚する典型的な失敗例です。
採択から入金までの全体の流れ
補助金の手続きは、大きく次の流れで進みます。
- 採択発表
- 交付申請
- 交付決定(ここから発注・契約が可能に)
- 補助事業の実施(発注 → 納品・検収 → 支払)
- 実績報告(報告書+証憑一式の提出)
- 確定検査(書類検査。必要に応じて実地検査)
- 補助金額の確定(確定通知)
- 精算払請求(請求書の提出)
- 入金
入金後も、多くの補助金では数年間の「事業化状況報告」や「効果報告」の義務が続きますが、まずは9番の入金までたどり着くことが最初のゴールです。
実績報告の期限|「完了から30日」が基本
実績報告の提出期限は、多くの国系補助金で「補助事業を完了した日から30日を経過した日、または補助事業完了期限日のいずれか早い日」とされています(ものづくり補助金・事業再構築補助金など。補助金により異なる場合があります)。
注意すべきは「事業が終わってから準備を始めると間に合わない」ことです。実績報告は提出書類が多く、証憑の整理からjグランツ(電子申請システム)での提出まで、慣れていないと数週間かかることも珍しくありません。期限に遅れると、交付決定の取り消しに至るおそれがあります。
実績報告で提出するもの(概要)
補助金によって細部は異なりますが、共通する提出物はおおむね次のとおりです。
- 実績報告書|実施した事業の内容と成果(数値を含めて具体的に)
- 経費明細・支出の一覧
- 証憑書類|見積書・相見積書・発注書・納品書・検収書・請求書・支払いを確認できる書類(振込記録など)。一つの取引について、見積から支払までの流れが日付込みでつながっている必要があります
- 写真|導入した設備の設置状況など(補助金によっては設置前の写真も必要)
補助金ごとの具体的な書類や差し戻されやすいポイントは、個別のガイド記事で解説しています。ものづくり補助金の方はものづくり補助金の実績報告|流れ・必要書類・差し戻されやすいポイントをご覧ください。
実績報告でつまずくと、減額・不交付になることも
確定検査では、証憑の日付・金額・宛名の整合が厳密にチェックされます。書類が不足していたり要件を満たしていない経費は補助対象外とされ、交付決定時の金額から減額されるケースがあります。交付決定前の発注、現金払い(多くの補助金で原則不可)、証憑の欠落などが典型例です。
せっかく採択を勝ち取り、事業も完了したのに、最後の報告でつまずいて受け取れる金額を減らしてしまう――実績報告が「最終関門」と呼ばれるのはこのためです。
入金までどのくらいかかる?
実績報告の提出から入金までは、確定検査や書類の差し戻し状況にもよりますが、概ね2〜4か月程度かかるのが一般的です。採択から入金まで通算すると、半年〜1年以上を要します。補助金は後払いである以上、この間の資金繰りは自己資金や融資でつなぐ前提で計画しておく必要があります。差し戻しの往復が増えるほど入金は遅れるため、一発で通る実績報告を出すことが、入金を早める一番の近道です。
実績報告でお困りの方へ
「何から手をつければいいかわからない」「証憑が揃っているか不安」「期限が迫っている」――そんな方に向けて、当社では証憑のチェック・整理から報告完了まで伴走する補助金実績報告サポート(全国対応・オンライン完結)を行っています。着手前診断は無料です。お気軽にご相談ください。
コメント